Avviso di selezione, mediante procedura comparativa, per l’affidamento del servizio di catering

PREMESSO CHE

-         A seguito del contratto PG. N. 542831 del 02/08/2024 sottoscritto tra Fondazione Bologna Welcome e il Comune di Bologna, Fondazione Bologna Welcome è responsabile della custodia e promozione dell’immobile denominato “Palazzo Pepoli Antico”, sito in via Via Castiglione, 8-10, 40125 Bologna BO;

-        Nell’ambito della suddetta attività gestoria, la Fondazione intende avvalersi di un servizio di catering, consistente nell’organizzazione e cura di ricevimenti, spaziando delle attività di allestimento della location e occupandosi della preparazione e somministrazione di cibo e bevande sino al 31.12.2025;

-        L’immobile è già dotato di locali idonei alla preparazione e conservazione di alimenti, visionabili in fase di sopralluogo;

-        Ogni autorizzazione e/o concessione necessaria per lo svolgimento del servizio di cui al presente avviso, saranno ad onere e carico dell’operatore aggiudicatario;

-        Il valore del suddetto servizio è stimato in misura pari ad euro 120.000,00 IVA esclusa;

-        Fondazione Bologna Welcome, pur potendosi disporre un affidamento diretto senza previo confronto fra più operatori economici ai sensi dell’art. 50 c. 1 lett. b) del d.lgs 36/2023, ritiene opportuno individuare l’operatore economico affidatario mediante una procedura comparativa, al fine di selezionare la proposta che sia qualitativamente più adeguata alle esigenze della Fondazione e conforme al prestigio dell’immobile, in un’ottica di massima partecipazione e valorizzazione della concorrenza;

-        La suddetta scelta in alcun modo si pone in contrasto con il principio del risultato, ed è anzi dettata dalla necessità di incentrare il rapporto qualità-prezzo sulla componente qualitativa, coerentemente con le finalità perseguite dalla Fondazione e la rilevanza del patrimonio storico-culturale da Essa gestito;

-        Con il presente atto Fondazione Bologna Welcome indice una procedura comparativa volta ad individuare l’operatore economico cui affidare il servizio in oggetto, per l’importo di euro 120.000,00 IVA esclusa;

-        Claudia Capelli è stata indicata come RUP della procedura;

Art. 1 – Finalità della procedura

Il presente Avviso è volto a sollecitare la presentazione di offerte per l’affidamento del servizio in oggetto. In particolare, Fondazione Bologna Welcome intende individuare mediante la presente procedura comparativa l’operatore più qualificato cui affidare direttamente il servizio ai sensi dell’art. 50 c. 1 lett. b) del Codice dei contratti pubblici.

Art. 2 – Oggetto del servizio

L’affidamento ha ad oggetto il servizio di catering per l’organizzazione di ricevimenti di gala e di rappresentanza, coffee break ed eventi speciali che saranno gestiti dalla Fondazione stessa presso la sede di Palazzo Pepoli.

Vista la natura unitaria del servizio, non è prevista suddivisione in lotti.

Unitamente al servizio di catering, tenuto conto della naturale e necessaria connessione fra il servizio di catering e l’utilizzo dei locali, sarà affidato altresì la concessione in uso dei locali Bar / ristoro e della cucina presenti all’interno del polo culturale come meglio specificato al successivo articolo 5.

Art. 3- Valore dell’affidamento

L’importo del servizio di catering, al netto di iva e/o di altre imposte e contributi di legge, ammonta ad euro 120.000,00 IVA esclusa.

Il servizio è finanziato con fondi di bilancio dell’Ente.

La Stazione Appaltante si riserva la possibilità di prevedere alla scadenza del contratto una opzione per ulteriori 12 mesi e comunque per un importo massimo pari ad euro 60.000 IVA esclusa.

Art. 4- Durata del servizio

Il servizio viene affidato a partire dalla data di sottoscrizione del contratto e sino al 31.12.2025.

La Stazione Appaltante si riserva la facoltà di prorogare il contratto ai sensi dell’art. 120 comma 11 del Codice dei Contratti pubblici, per il tempo necessario alla conclusione della procedura di affidamento del contratto e comunque non superiore a 6 mesi. In caso di proroga, rimangono alterati prezzi, patti e condizioni del contratto, o eventualmente a quelli più favorevoli per la Stazione Appaltante. Sono fatte salve le ulteriori modifiche ai sensi dell’art. 120.

Art. 5 – Concessione in uso dei locali

Considerata la naturale connessione fra il servizio oggetto di affidamento e l’utilizzo dei locali ad uso ristorativo presenti presso l’immobile l’affidatario del servizio di catering si impegna altresì a sottoscrivere il contratto di concessione d’uso dei suddetti immobili sino al 31.12.2025.

La sottoscrizione del contratto di concessione in uso e la gestione dei medesimi costituisce condizione necessaria per l’affidamento del servizio in oggetto.

Nella concessione sono inclusi tutti gli arredi, le attrezzature e le dotazioni specifiche presenti nei locali, compresi gli impianti fissi.

Presso i suddetti locali, l’operatore economico aggiudicatario potrà svolgere attività di preparazione e somministrazione di bevande ed alimenti, con totale autonomia di gestione rispetto alla Fondazione, compatibilmente con la natura dell’immobile e delle attività di pubblico interesse organizzate dalla Fondazione presso lo stesso, nonché con la fruizione da parte della collettività.

Il canone di concessione del bar annuale è composto di una parte fissa, pari ad € 30.000,00 IVA esclusa.

Il concessionario assume altresì l’impegno di corrispondere al concedente una eventuale parte variabile corrispondente all’10% dei ricavi derivanti dalla gestione del servizio bar/ristorante verso l’utenza (con l’esclusione, dunque, dei proventi del servizio catering svolto per la Fondazione).

Art. 6- Chiarimenti

È possibile ottenere chiarimenti sulla presente procedura comparativa mediante la proposizione di quesiti scritti inviati all’indirizzo pec fondazionebolognawelcome@legalmail.it.

I quesiti dovranno pervenire entro e non oltre il 16 ottobre 2024 ore12.00.

Le richieste di chiarimenti devono essere formulate esclusivamente in lingua italiana. Le risposte a tutti i quesiti presentati entro il termine prefissato verranno fornite entro le ore 18.00 del giorno 18 ottobre.

Non verranno evase richieste di chiarimento pervenute in modalità diverse da quelle sopra indicate o fuori termine. Non sono ammessi chiarimenti telefonici.

Art. 7- Comunicazioni

Tutte le comunicazioni e gli scambi di informazioni relativi alla presente procedura comparativa sono eseguiti tramite il domicilio digitale derivante da pubblici registri.

Eventuali modifiche dell’indirizzo PEC/posta elettronica o problemi temporanei nell’utilizzo di tali forme di comunicazione dovranno essere tempestivamente segnalati alla Stazione Appaltante; diversamente, la medesima declina ogni responsabilità per il tardivo o mancato recapito delle comunicazioni.

In caso di raggruppamenti temporanei, GEIE, aggregazioni di imprese di rete o consorzi ordinari, anche se non ancora costituiti formalmente, la comunicazione recapitata al mandatario si intende validamente resa a tutti gli operatori economici raggruppati, aggregati o consorziati.

In caso di consorzi di cui all’art. 65, comma 2, lett. b) e d) del Codice, la comunicazione recapitata al consorzio si intende validamente resa a tutte le consorziate.

In caso di avvalimento, la comunicazione recapitata all’offerente si intende validamente resa a tutti gli operatori economici ausiliari.

Art. 8- Soggetti ammessi

Sono ammessi a partecipare alla procedura tutti gli operatori economici di cui all’art. 65 del Codice, purché in possesso dei requisiti previsti dal presente avviso.

Le modalità di partecipazione alla presente gara da parte di consorzi e raggruppamenti di operatori economici sono disciplinate dal d.lgs 36/2023, ed in particolare dagli artt. 65, 67 e 68.

Art. 9 - Requisiti

La partecipazione alla presente procedura è riservata agli operatori economici che, alla data stabilita quale termine ultimo per la presentazione dell’offerta, siano in possesso dei requisiti minimi di partecipazione indicati di seguito. La Stazione Appaltante verificherà l’effettivo possesso dei requisiti con riferimento al soggetto eventualmente individuato quale affidatario, fatta salva ogni ulteriore verifica.

Requisiti di ordine generale

Sono esclusi dalla gara gli operatori economici per i quali sussistono cause di esclusione di cui all’art. 94 e 95 del Codice. Sono comunque esclusi gli operatori economici che abbiano affidato incarichi in violazione dell’art. 53, comma 16-ter, del d.lgs. del 2001 n. 165.

Requisiti di idoneità professionale (ex art 100 comma 1 lettera a) del d.lgs 36/2023)

Ai fini della partecipazione alla presente procedura è richiesta l’iscrizione presso la CCIAA per attività affini a quelle oggetto del servizio da almeno 10 anni.

Requisiti di capacità economica e finanziaria. ( ex art. 100 comma 1 lett. b) e c) d.lgs 36/2023)

L’operatore economico dovrà essere in possesso di un fatturato globale conseguito negli ultimi tre anni di importo pari al doppio del valore dell’appalto, ovvero almeno pari ad € 240.000,00,00 IVA esclusa.

Art. 10 – Scadenza e modalità di presentazione delle offerte

L’offerta, comprensiva della documentazione di cui al successivo art. 11, deve essere presentata a mezzo pec all’indirizzo fondazionebolognawelcome@legalmail.it entro e non oltre le ore 12.00 del 21 ottobre 2024.

In alternativa, la documentazione potrà essere consegnata brevi manu presso la sede di Fondazione BW, Piazza Nettuno, 1 - 40124 BOLOGNA dal lunedì al venerdì dalle 09:30 alle 13:30 e dalle 14:30 alle 17:30.

È ammessa offerta successiva a sostituzione della precedente: l'atto di invio della nuova offerta invaliderà l'offerta precedentemente inviata. Non sono accettate offerte alternative.

Saranno escluse altresì tutte le offerte redatte o inviate in modo difforme da quello prescritto nel presente avviso.

Nessun rimborso è dovuto per la partecipazione alla gara, anche nel caso in cui non si dovesse procedere all'aggiudicazione.

Il concorrente si assume qualsiasi rischio in caso di mancata o tardiva ricezione dell'offerta medesima, dovuta, a mero titolo esemplificativo e non esaustivo, a malfunzionamenti degli strumenti informatici utilizzati, a difficoltà di connessione e trasmissione, a lentezza dei collegamenti o a qualsiasi altro disguido o motivo tecnico, restando esclusa qualsivoglia responsabilità di Fondazione Bologna Welcome.

Tutta la documentazione da produrre deve essere in lingua italiana o, se redatta in lingua straniera, deve essere corredata da traduzione giurata in lingua italiana. In caso di contrasto tra testo in lingua straniera e testo in lingua italiana prevarrà la versione in lingua italiana, essendo a rischio del concorrente assicurare la fedeltà della traduzione. Per la documentazione redatta in lingua inglese è ammessa la traduzione semplice.

Gli operatori interessati potranno formulare richiesta di sopralluogo inviando una mail all’indirizzo fondazionebolognawelcome@legalmail.it. La Stazione Appaltante provvederà a comunicare data e ore del sopralluogo entro 2 giorni dalla relativa istanza.

Art. 11 – Contenuto dell’offerta

La pec dovrà contenere:

·       Documentazione amministrativa: domanda di partecipazione resa preferibilmente mediante l’allegato posto a disposizione dalla Fondazione ed eventuale ulteriore documentazione a seconda delle modalità di partecipazione;

·       Busta tecnica:
La busta dovrà contenere:

- Presentazione dell’operatore che illustri la propria struttura, il personale a disposizione, le esperienze maturate, il portfolio clienti, le certificazioni possedute, conformemente a quanto indicato all’art. 12 sui criteri di valutazione (lunghezza max. 15 facciate, redatta in interlinea 1.5, carattere Arial 10, margini superiori e inferiori 4 cm, sinistro 3 cm, destro 2.5 cm. Sono ammessi all’interno delle facciate inserti di tabelle, grafici, schemi, diagrammi ecc.);

- Relazione illustrativa circa le modalità di svolgimento del servizio, con specifico riferimento a quanto indicato all’art. 12 sui criteri di valutazione (lunghezza max. 15 facciate, redatta in interlinea 1.5, carattere Arial 10, margini superiori e inferiori 4 cm, sinistro 3 cm, destro 2.5 cm. Sono ammessi all’interno delle facciate inserti di tabelle, grafici, schemi, diagrammi ecc.);

 - Eventuale documentazione a corredo (es. copia della certificazione posseduta, allegati documentali circa l’esperienza pregressa, ecc.).

·       Busta economica: L’operatore potrà presentare una offerta al rialzo rispetto alla percentuale dell’10% prevista in capitolato per la concessione del bar.

Art. 12 – Svolgimento della procedura

Le offerte presentate nel rispetto delle tempistiche e delle modalità indicate nel presente Avviso saranno aperte dal RUP, che ne verificherà la completezza e correttezza formale. Le offerte non conformi verranno escluse dalla procedura competitiva. Eventuali mancanze, inesattezze o irregolarità inerenti alla documentazione amministrativa possono essere sanate mediante apposita richiesta del RUP. Non può essere sanata la mancanza dei requisiti prescritti non posseduti al momento della presentazione dell’offerta. Si applica per quanto compatibile l’art. 101 del d.lgs 36/2023.

Le offerte conformi alle condizioni di partecipazione saranno oggetto di valutazione da parte di una commissione all’uopo nominata da Fondazione Bologna Welcome. La valutazione verrà effettuata in base ai criteri di cui all’art. 13.

All’esito della fase di valutazione, la commissione procederà alla formulazione della graduatoria in base ai punteggi assegnati. In caso di mancato riscontro entro il termine assegnato, Fondazione Bologna Welcome si riserva ricorrere allo scorrimento della graduatoria.

Art. 13 – Criteri di valutazione

I punteggi relativi all’offerta tecnica verranno assegnati in base ai seguenti criteri e sub-criteri

A.    Esperienza pregressa

Il criterio mira a valorizzare l’esperienza maturata dall’operatore economico nel settore, sia sotto un profilo di durata temporale dell’esperienza, sia della quantità e qualità dei clienti e degli eventi organizzati. In particolare, verrà tenuta in considerazione l’eventuale attività svolta a favore di Enti con funzioni assimilabili alla Fondazione committente o presso immobili di rilevanza artistico-culturale.

B.    Sostenibilità

Il criterio si ritiene pienamente soddisfatto dall’operatore economico in possesso di Certificazione CAM Servizio di organizzazione e realizzazione di eventi (adottati DM 19 ottobre 2022 n. 459 , G.U. n. 282 del 2 dicembre 2022), in vigore dal 3 novembre 2022.

Possono altresì essere prese in considerazioni ulteriori certificazioni affini che attestino la sostenibilità del servizio svolto e della filiera di approvvigionamento.

C.    Servizio offerto

Il criterio mira a valorizzare la qualità del servizio proposto dall’operatore economico, prendendo a riferimento due diversi livelli di offerta.

In particolare, verrà valutata la quantità e qualificazione del personale a disposizione, la quantità e qualità dell’allestimento, degli arredi e della mise en place proposti, la varietà e adeguatezza del menu.

13.1 Valutazione offerta economica

Alla conclusione delle valutazioni delle offerte tecniche, la commissione provvederà ad effettuare la valutazione delle offerte economiche sulla base della seguente formula lineare:

V_a = ( R_a/ R_max) *10

Dove:

V_a = coefficiente dell’offerta del concorrente;

R_a = valore offerto dal concorrente

R_max = Valore dell’offerta più conveniente

Art. 14 – Avvalimento

Ai sensi dell’art. 104 del Codice, l’operatore economico, singolo o associato, può dimostrare il possesso dei requisiti di carattere economico, finanziario, tecnico e professionale di cui all’art. 100, comma 1, lett. b) e c) del Codice avvalendosi dei requisiti di altri soggetti, anche partecipanti al raggruppamento.

Non è consentito l’avvalimento per la dimostrazione dei requisiti generali e di idoneità professionale (Iscrizione alla CCIAA).

L’operatore dichiara di ricorrere all’avvalimento mediante apposita dichiarazione.

Ai sensi dell’art. 104 comma 1, del Codice, il contratto di avvalimento è stipulato in forma scritta a pena di nullità e contiene la specificazione delle risorse messe a disposizione dall’ausiliaria e deve essere inserito nella documentazione allegata alla pec. La mancata produzione del contratto di avvalimento è sanabile mediante soccorso istruttorio, a condizione che essa sia preesistente e comprovabile mediante documenti aventi data certa anteriore al termine per la presentazione delle offerte.

Il concorrente e l’ausiliaria sono responsabili in solido nei confronti della Stazione Appaltante in relazione alle prestazioni.

È ammesso l’avvalimento di più ausiliarie. L’ausiliaria non può avvalersi a sua volta di altro soggetto.

La partecipazione alla procedura dell’ausiliaria e dell’operatore che si avvale dei requisiti è regolata dall’art. 104 comma 12 del Codice dei Contratti pubblici.

La Fondazione, quando necessario, richiede la sostituzione dell’operatore ausiliario, assegnando un termine congruo per l’adempimento, purché tale sostituzione non determini una modifica sostanziale dell’offerta presentata. Entro il suddetto termine, l’operatore interessato è tenuto a presentare nuova dichiarazione di avvalimento, contratto di avvalimento e DGUE dell’ausiliaria. La mancata sostituzione comporta l’esclusione dell’operatore.

Art. 15 – Subappalto

Il subappalto è ammesso nei limiti di cui all’art. 119 del Codice dei Contratti pubblici.

L’eventuale subappalto delle attività di cui al servizio di catering non legittima la subconcessione dei locali di cui all’art. 5.

Art . 16 – Definizione delle controversie

Per le controversie derivanti dal contratto è competente esclusivamente il Foro di Bologna, rimanendo espressamente esclusa la compromissione in arbitri.

Art. 17 - Trattamento dei dati personali

I dati forniti dagli operatori partecipanti alla procedura vengono acquisiti ai fini della stessa, della stipula del contratto, per l’adempimento degli obblighi legali ad esso connessi, oltre che per la gestione ed esecuzione economica ed amministrativa del contratto stesso.

Il Titolare del trattamento è Fondazione Bologna Welcome, nella persona di Patrik Romano.

Art. 18 – Tracciabilità dei flussi finanziari

In applicazione della L. n. 136/2010 “Piano straordinario contro le mafie, nonché delega al Governo in materia di normativa antimafia” l’appaltatore, il subappaltatore e il subcontraente sono tenuti ad assolvere a tutti gli obblighi previsti dall’art. 3 della citata legge al fine di assicurare la tracciabilità dei movimenti finanziari relativi all’appalto in questione.

In particolare, tutti i movimenti finanziari relativi al presente affidamento dovranno essere registrati su conti correnti bancari o postali, accesi presso banche o presso la società Poste Italiane Spa, dedicati, anche in via non esclusiva, e dovranno essere effettuati esclusivamente tramite lo strumento del bonifico bancario o postale, ovvero con altri strumenti di incasso o di pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni. Il mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni costituirà causa di risoluzione del contratto.

A tal fine, l’affidatario è tenuto a comunicare alla Fondazione gli estremi del proprio conto corrente dedicato.

Art. 19 – Disposizioni finali

Fondazione Bologna Welcome si riserva, con provvedimento motivato di annullamento o revoca della procedura, di non procedere all’aggiudicazione, qualora nessuna delle offerte presentate sia ritenuta valida per mancato rispetto di termini e/o modalità di presentazione, o per mancanza dei requisiti di partecipazione indicati nella presente lettera di invito, o per motivi di pubblico interesse adeguatamente motivati, senza che i partecipanti possano richiedere indennità o compensi di sorta, oppure di procedere ad affidamento diretto.

La Fondazione si riserva di procedere anche qualora sia pervenuta una sola offerta valida.

La Stazione Appaltante si riserva di differire, spostare o revocare la presente procedura senza alcun diritto dei concorrenti a rimborso spese o quant’altro.